Confira como realizar uma assembleia virtual de maneira eficiente e com validade legal! Neste post, vamos explorar as vantagens desse formato, mostrando como ele facilita a participação e tomada de decisões no ambiente corporativo. Descubra também os aspectos jurídicos e tecnológicos essenciais para garantir conformidade, segurança e transparência nas votações, além das melhores práticas para conduzir assembleias virtuais que impulsionem a governança da sua organização. Saiba como superar os desafios e maximizar a eficácia desse processo inovador!

Assembleia virtual: o que é?

Antes de caracterizarmos as assembleias virtuais, é importante que você entenda por completo o conceito de uma Assembleia Geral Ordinária, que nada mais é do que uma uma reunião realizada por empresas, condomínios e qualquer outra instituição que possa vir a se beneficiar, entre as pessoas que obtém algum direito ou interesse sobre aquele empreendimento. Algumas das pautas previstas em lei para realização da AGO são:

• Tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
• Deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
• Eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.

Sendo assim, as Assembleias virtuais mantêm a mesma essência, mas o diferencial é que são feitas de maneira online, em um ambiente virtual elegido pelos membros da reunião ou pela pessoa que vai presidi-la, como o Síndico ou o CEO.

Essa solução veio durante a pandemia do Coronavírus, que levou ao Congresso aprovar a Lei n° 14.010 em junho de 2020, a qual garante que a assembleia geral poderá ser realizada por meios eletrônicos.

O que é Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária?

A Assembleia Geral Ordinária é uma reunião prevista pela Lei n° 6.404/76 (Lei das S.A.) que deve ocorrer nos 4 meses seguintes ao término do exercício social, ou seja, de anualmente.

No entanto, no decorrer do caminho podem existir pautas mais urgentes e que necessitam aprovação de todas as partes interessadas no empreendimento. Portanto, os acionistas convocam a Assembleia Geral Extraordinária, fora da data prevista para realização da Assembleia Geral Ordinária, de maneira a expressar os problemas urgentes bem como soluções.

Como funciona a assembleia virtual ou online?

A assembleia virtual online funciona de forma similar a qualquer outra assembleia, ou seja, deve obedecer às normas e diretrizes que regulam as Assembleias Gerais Ordinárias, isso significa:

• Obedecer a legislação que regula as assembleias;
• Fazer a convocação da reunião com antecedência e por diferentes meios de divulgação;
• Ser realizada uma ata da reunião, bem como coletar a assinatura de todos os presentes através de uma ferramenta que garanta a validade jurídica;
• Ter a estrutura de pautas para discussão, e caso haja uma votação, essa também deve ser feita através de alguma ferramenta que comprove a validade perante a lei.

Assembleia virtual em condomínios

Certamente durante a pandemia você já deve ter participado de alguma assembleia virtual de condomínio. Essa modalidade de assembleia se tornou comum mas é preciso se atentar as normas já estabelecidas, para que a assembleia tenha valor legal.

A seguir, descubra 5 passos para realizar a assembleia virtual em condomínios:

1. Consultar a convenção do condomínio

Para ser realizada uma assembleia virtual, primeiro é necessário entender se isso foi levado em consideração na Convenção do Condomínio. Caso essa modalidade virtual não tenha sido considerada, é necessário convocar uma assembleia extraordinária presencial para alteração na Convenção, e só depois, realização da assembleia de forma virtual.

2. Definir o formato da transmissão

Uma transmissão ao vivo, ou uma transmissão online em uma sala de reuniões. As dicas para tomar essa decisão é pensar no número de pessoas esperada na assembleia, e se uma sala de reuniões online comportaria o número de participantes.

3. Definir a ferramenta a ser utilizada

Como comentamos anteriormente, é necessário a utilização de uma ferramenta que vá garantir a legalidade das assinaturas e da votação. Portanto você deve fazer uma pesquisa das ferramentas já existentes hoje que contam com essa funcionalidade.

4. Convocar os membros da assembleia

É necessário convocar os stakeholders – partes interessadas de 3 maneiras diferentes. Ou seja, imprimir a convocação e colocar nos ambientes de circulação, enviar um e-mail para os participantes, e enviar através de algum grupo online do condomínio.

5. Por fim, é só realizar a assembleia

Depois que você já definiu todos os pontos anteriores e realizou o nosso passo a passo, essa é a hora de fazer a reunião e tomar todas as deliberações necessárias para o pleno funcionamento do condomínio ou do empreendimento.

Lei da Assembleia Virtual

Como citamos anteriormente, nos últimos 2 anos houve uma necessidade em regulamentar melhor as assembleias virtuais, e de fato, autorizar essa modalidade perante a lei.

Então isso foi feito na Lei 14.010 aprovada em junho de 2020. No Art. 5º podemos ler “A assembleia geral, inclusive para os fins do art. 59 do Código Civil, até 30 de outubro de 2020, poderá ser realizada por meios eletrônicos, independentemente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica.”

A Lei 14.010, como descrevemos agora, tem uma validade que já prescreveu (dia 30 de outubro de 2020), portanto você deve se perguntar como fica a validade das assembleias virtuais então?

As assembleias virtuais ainda são válidas?

Não existe nenhum tipo de veto a realização das assembleias virtuais, no entanto elas não podem ser realizadas de qualquer maneira.

É preciso do uso de uma ferramenta que vá garantir a legalidade das assinaturas, dos votos, e da própria realização da reunião. Além disso, é necessário que o condomínio ou o empreendimento conte em seu estatuto com a permissibilidade para esta modalidade de assembleia. Caso não, é preciso reajustar o estatuto para prever a realização das assembleias virtuais.

Benefícios das Assembleias Virtuais

Os benefícios das Assembleias Virtuais são inúmeros, tanto para os participantes e acionistas, quanto para o negócio. A seguir confira:

Maior adesão dos participantes

Por não haver a barreira geográfica, tempo de deslocamento ou até trânsito, é muito mais fácil garantir a presença e a pontualidade dos stakeholders. Principalmente se estivermos falando de uma empresa de capital aberto com acionistas espalhados por todo o Brasil.

Economia de tempo e dinheiro

Pelo menos motivo do ponto anterior, o deslocamento de pessoas em diferentes estados e cidades, fazer uma assembleia em um ambiente virtual vai poupar o tempo dessas pessoas e os recursos da empresa em viabilizarem o transporte dos stakeholders.

Reduz a falta de objetividade na tomada de decisões

Uma vez que as votações são feitas através de enquetes online, isso reduz a falta de objetividade nas deliberações, já que cada um vota em seu computador/smartphone.

Como adotar a digitalização das Assembleias Gerais Ordinárias e Extraordinárias?

As assembleias gerais ordinárias e extraordinárias podem ser realizadas de maneira virtual, porém é necessário se atentar para as exigências legais que citamos: validação das assinaturas e da votação de forma a comprovar a legalidade das mesmas.

A solução para esse e diversos outros problemas durante as assembleias é justamente a adoção de um software que proporcione realizar votações com registro de usuário, data hora e matéria votada. E além disso, que consiga coletar assinaturas eletronicamente e em conformidade com a Lei 14.063 que regulamenta o reconhecimento legal das assinaturas eletrônicas.

Fonte: Atlas Governance Governança simples, acessível e digital.